Behandling av personuppgifter

När du skickar brev, e-post, lämnar synpunkter, ansöker om bygglov eller på annat sätt lämnar in personuppgifter till kommunen så kommer dessa personuppgifter att lagras för att vi ska kunna handlägga ditt ärende samt kontakta dig med svar.

Om du vill kontakta kommunen eller lämna en synpunkt anonymt får du inte lämna med några personuppgifter då dessa kan komma att registreras och därmed blir offentliga.

Vad är personuppgifter?

En personuppgift är alla uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till dig som person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller e-postadress. Även bilder är en personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter innebär allt som vi som arbetar på Hultsfreds kommun gör med dina personuppgifter. Några exempel på olika sorters personuppgiftsbehandlingar är insamling, registrering och bearbetning.

När och vilka personuppgifter registreras?

Hos Hultsfreds kommun kan dina personuppgifter registreras antingen när du själv lämnar information till oss eller om vi samlar in uppgifter om dig.

När du använder en e-tjänst eller fyller i och lämnar in en blankett till oss så kan dessa uppgifter komma att sparas. Men även om du skickar e-postmeddelande eller kontaktar oss via chatten eller sociala medier så kan uppgifter om dig komma att sparas.

Hultsfreds kommun utför ett antal åtaganden som är lagstadgade. Detta medför att vi har ett basregister över invånarna i Hultsfreds kommun med personuppgifter som är baserat på folkbokföringsregistret hos Skatteverket och fastighetsregistret hos Lantmäterimyndigheten.

Hultsfreds kommun registrerar inte fler uppgifter om dig än nödvändigt för att behandla ditt ärende eller utfärda de åtagande som vi är skyldiga enligt lag.

Vilka kan vi komma att dela din information till?

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till utförare av kommunala tjänster för att de i sin tur ska utföra delar av våra åtagande gentemot dig. Till andra myndigheter så som skatteverket, försäkringskassan eller polisen kan nödvändig information om dig komma att lämnas ut. Dina uppgifter kan även komma att lämnas ut till följd av offentlighetsprincipen.

Hur länge sparas uppgifterna?

Dina personuppgifter kommer att sparas så länge som det är nödvändigt för att behandla ditt ärende eller utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig och så länge det krävs enligt fastställda gallringsbeslut som är upprättade av Hultsfreds kommun.

Hur skyddas mina personuppgifter?

All personuppgiftsbehandling ska ske med respekt för den personliga integriteten och med beaktning av gällande lagstiftning. Hultsfreds kommun ser till så att dina personuppgifter skyddas med hjälp av olika säkerhetslösningar. Dina personuppgifter utgör en del av kommunens allmänna handlingar och kan därmed lämnas ut vid förfrågan. Före ett utlämnande genomförs en sekretessprövning.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Varje nämnd, styrelse och förbund är ansvarig för sina egna personuppgiftsbehandlingar. Om du vill få kontakt med den personuppgiftsansvarige ska du ta kontakt med ansvarig nämnd, styrelse eller förbund. Nedan följer kontaktuppgifter till respektive personuppgiftsansvarig:

Nämnd Adress E-post
Kommunstyrelsen                                  Box 500
577 26 Hultsfred		 kommunen@hultsfred.se
Dataskyddsombud dataskydd@sydarkivera.se
Barn- och utbildningsnämnden Box 500
577 26 Hultsfred		 barn.utbildning@hultsfred.se
Dataskyddsombud dataskydd@sydarkivera.se
Socialnämnden Box 508
577 26 Hultsfred		 social@hultsfred.se
Dataskyddsombud dataskydd@sydarkivera.se
Miljö- och byggnadsnämnden Box 500
577 26 Hultsfred		 miljo.bygg@hultsfred.se
Dataskyddsombud dataskydd@sydarkivera.se
Östra Smålands Kommunalteknikförbund Box 507
577 26 Hultsfred		 osk@osk.hultsfred.se
Dataskyddsombud Kommunkansliet

Om du är osäker på vem som är personuppgiftsansvarig för en viss behandling kan du alltid skicka e-post till kommunen@hultsfred.se eller ringa 010-354 20 00.

Vad gör ett dataskyddsombud?

I vissa fall måste den personuppgiftsansvarige utse ett dataskyddsombud. Ombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen följs inom organisationen, ge information och råd, vara kontaktperson för tillsynsmyndigheten, vara kontaktperson för den som är registrerad och för organisationens personal.

Registerutdrag

Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter, ett så kallat registerutdrag. För att få ett registerutdrag måste du lämna en skriftlig ansökan. Ansökan ska vara undertecknad och måste därför göras på papper.

En ansökan om registerutdrag ska innehålla:

  • Till vem du ansöker (vilken nämnd, styrelse eller förbund)
  • Härmed ansöker jag om information enligt Artikel 12-15 Dataskyddsförordningen
  • Datum
  • Namnteckning med namnförtydligande, personnummer och adress

Ansökan om registerutdrag från Hultsfreds kommun ska skickas till respektive nämnd, styrelse eller förbund, se kontaktuppgifter ovan.

 

Dina rättigheter

Rätt till information

I de flesta fall har du rätt att bli informerad om att kommunen har börjat behandla dina personuppgifter och varför kommunen gör detta. Det gäller även om du inte själv har lämnat ut dina uppgifter utan kommunen har fått dem av någon annan.

Rätt till rättelse

Om du upptäcker att någon eller några av de personuppgifter som Hultsfreds kommun behandlar om dig är felaktiga eller missvisande så har du rätt att få den eller de uppgifterna rättade. För att få uppgifter rättade så hör du av dig till den personuppgiftsansvarige, se kontaktuppgifter ovan.

Rätt till radering

Under vissa omständigheter har du rätt att bli raderad. Uppgifter som utgör allmänna handlingar eller när det föreligger ett lagstadgat krav på lagring eller när det finns andra legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas så kan vi inte radera dessa uppgifter. Däremot om behandlingen grundar sig på samtycke eller om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som inte har ett berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen eller om behandlingen är olaglig så har du rätt att bli bortglömd.

Rätt till begränsning av behandling

I vissa fall kan du ha rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Denna rätt kan du till exempel begära om du anser att uppgifter är felaktiga och att behandling av dina uppgifter ska begränsas undertiden uppgifternas korrekthet utreds.

Dataportabilitet

I vissa fall har du rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll. Den som har tagit emot personuppgifterna är skyldig att underlätta en sådan överflyttning av personuppgifter. En förutsättning är att denna behandlar personuppgifter med stöd av ett samtycke eller avtal och gäller bara sådana personuppgifter som du själv har lämnat.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att göra invändningar mot de personuppgiftsbehandlingar som genomförs. Invändningen samt skälen för detta ska i sådana fall lämnas till den personuppgiftsansvarige, se kontaktuppgifter ovan.

Automatiserat beslutsfattande

Du har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på någon form av automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, om beslutet kan ha rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverka dig. För att motsäga dig detta ska du kontakta den personuppgiftsansvarige, se kontaktuppgifter ovan.

Klagomål

Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina uppgifter så vänder du dig i första hand till den verksamheten som behandlar dina uppgifter.

Om du inte blir nöjd så kontaktar du Hultsfreds kommuns dataskyddsombud, se kontaktuppgifter ovan.

Om du fortfarande inte är nöjd så kan du lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, besök Integritetsskyddsmyndighetens startsida | IMY – Integritetsskyddsmyndigheten