Allmänt om inkomna och upprättade handlingar

Handlingen är allmän om den förvaras hos en myndighet. Det gäller både om den kommit in till eller har upprättats där. Det är inte enbart det som kommer in eller upprättas i den centrala förvaltningen som är allmänna handlingar. Även handlingar som kommer direkt till dig som ledamot eller ersättare i nämnden, är allmänna handlingar. Var eller hur handlingen är levererad är ovidkommande. Handlingen anses ha kommit in även om den till exempel överlämnats till dig i en kö i affären eller till din e-postadress.

Offentlighetsprincipen står inskriven i tryckfrihetsförordningen. Den innebär att var och en kan vända sig till en myndighet och begära ut en allmän handling. Den som begär ut en handling behöver inte säga sitt namn eller vad handlingen ska använda till.

En allmän handling kan vara en text, en bild, en bandinspelning, en film eller annan information som till exempel har lagrats i en dator. Med andra ord är en handling något som innehåller information av något slag. Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Var och en ska kunna läsa dem.

En handling eller uppgift är hemlig endast med stöd av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen. En prövning om en handling eller en uppgift ur en handling kan lämnas ut ska alltid göras i det enskilda fallet. Det är barn- och utbildningschefen som har möjlighet att lämna avslag när någon vill ha ut en handling och du inte vill lämna ut den.

Det är mycket viktigt att allmänna handlingar diarieförs eller registreras. Om handlingen inte diarieförs begränsas allmänhetens och massmedias möjligheter till insyn. Det strider mot andan i såväl tryckfrihetsförordningen som offentlighets- och sekretesslagen. Man behöver inte diarieföra sådan post som kan hållas ordnad så att det utan svårigheter kan fastställas om handling har kommit in eller upprättats. Sådan post kan t.ex. vara cirkulär som hålls ordnade i egna pärmar.

Handlingar som ska registreras lämnas till nämndsekreteraren.